GEMEINSCHAFTSPRAXIS GESENHUES
& PARTNER

1. Allgemeine Informationen zum Datenschutz

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf der Website der Gemeinschaftspraxis Gesenhues & Partner.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer digitalen Serviceangebote verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Gemeinschaftspraxis Gesenhues & Partner (GbR)

Marktplatz 1
48607 Ochtrup

Telefon: 02553 93970
E-Mail: kontakt@praxis-gesenhues.de

Website: https://www.praxis-gesenhues.de

3. Datenschutzbeauftragte

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten wenden.

Bianca Rölver und Verena Roters

Gemeinschaftspraxis Gesenhues & Partner
Marktplatz 1
48607 Ochtrup

Telefon: 02553 93970
E-Mail: datenschutz@praxis-gesenhues.de

4. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten automatisch durch den Webserver verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• zuvor besuchte Internetseite (Referrer-URL), sofern übermittelt
• technische Informationen zum Seitenaufruf

Diese Daten werden benötigt, um unsere Website bereitzustellen, die technische Stabilität zu gewährleisten und mögliche Sicherheitsprobleme zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.

Für den technischen Betrieb unserer Website setzen wir einen Hosting-Dienstleister ein, der personenbezogene Daten im Rahmen der vereinbarten Leistungen verarbeiten kann.

5. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden. Diese dienen beispielsweise dazu, technische Funktionen bereitzustellen oder Einstellungen von Websitebesuchern zu speichern.

Technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien dürfen eingesetzt werden, soweit sie für die Bereitstellung eines ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Für nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien ist grundsätzlich eine vorherige Einwilligung erforderlich. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, richtet sich deren Verarbeitung zusätzlich nach der DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Online-Terminbuchung und Terminverwaltung über Doctolib

Für die Online-Terminvereinbarung, die Organisation unserer Behandlungstermine und den sicheren Austausch medizinischer Dokumente nutzen wir den Dienst Doctolib.

Anbieter:
Doctolib GmbH
Friedrichstraße 111
10117 Berlin

Unsere Website enthält einen externen Link zur Terminbuchungsplattform von Doctolib. Beim bloßen Besuch unserer Website wird über diesen Link noch keine Verbindung zu Doctolib hergestellt. Erst wenn Sie den Link anklicken, werden Sie zur externen Plattform weitergeleitet.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Terminvereinbarung und Terminverwaltung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Kontaktdaten
• Angaben zur Krankenversicherung
• gewünschter Termin und Behandlungsstandort
• behandelnde Ärztin oder behandelnder Arzt
• gewählte Terminart und Besuchsgrund
• Terminstatus und Terminhistorie
• gegebenenfalls medizinische Dokumente und weitere behandlungsbezogene Angaben
• technische Nutzungs- und Verbindungsdaten

Hierbei können auch Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Vereinbarung, Organisation, Bestätigung und Verwaltung von Behandlungsterminen sowie dem sicheren Austausch behandlungsbezogener Informationen.

Rechtsgrundlagen und Verantwortlichkeit

Die Verarbeitung der für die Terminvereinbarung und Durchführung des Behandlungsverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Für die Terminverwaltung und den von uns veranlassten Dokumentenaustausch ist unsere Praxis datenschutzrechtlich verantwortlich. Doctolib verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Für bestimmte eigenständige Datenverarbeitungen, insbesondere die Verwaltung persönlicher Doctolib-Nutzerkonten und der dort angebotenen persönlichen Dienste, ist Doctolib selbst datenschutzrechtlich verantwortlich.

Automatische Terminerinnerungen

Um Sie bei der Wahrnehmung Ihrer Termine zu unterstützen, nutzen wir die Möglichkeit, über Doctolib automatische Terminerinnerungen per SMS und/oder E-Mail zu versenden.

Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, sofern Gesundheitsdaten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte an unser Praxisteam.

Austausch medizinischer Dokumente

Wir nutzen Doctolib außerdem zum sicheren Austausch medizinischer Dokumente und behandlungsbezogener Informationen mit unseren Patienten.

Dabei können insbesondere Befunde, ärztliche Unterlagen und weitere für Ihre Behandlung erforderliche Dokumente verarbeitet werden.

Soweit Dokumente im persönlichen Doctolib-Nutzerkonto dauerhaft gespeichert werden, erfolgt diese eigenständige Verarbeitung durch Doctolib nach den hierfür geltenden Datenschutz- und Einwilligungsregelungen.

Speicherung und Löschung

Termindaten: Die Aufbewahrungsfrist für die Terminhistorie in unserem Doctolib-Terminkalender beträgt fünf Jahre.

Medizinische Dokumente: Für über Doctolib ausgetauschte Dokumente gelten die Speicher- und Löschregelungen des jeweils genutzten Dienstes. Soweit keine besonderen Fristen oder Weisungen bestehen, werden Dokumente entsprechend diesen Regelungen beziehungsweise bis zu ihrer Löschung durch berechtigte Nutzer gespeichert.

Für die eigenständige Speicherung von Dokumenten im persönlichen Doctolib-Nutzerkonto gelten die Datenschutzhinweise und Einwilligungsregelungen von Doctolib.

Werden medizinisch relevante Informationen in unsere Patientenakte übernommen, gelten hierfür die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Empfänger und Datensicherheit

Zugriff auf die im Rahmen der Terminverwaltung und des Dokumentenaustauschs verarbeiteten Daten erhalten nur entsprechend berechtigte Personen sowie die vertraglich eingebundenen Dienstleister.

Doctolib setzt für den technischen Betrieb weitere Unterauftragnehmer ein. Die Speicherung der Daten erfolgt nach den vertraglichen Angaben innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Bei bestimmten technischen Dienstleistungen können unter den vertraglich geregelten Voraussetzungen Zugriffe aus Drittländern, insbesondere den USA, erfolgen. Hierfür sieht Doctolib datenschutzrechtliche Garantien und technische Schutzmaßnahmen vor.

Freiwilligkeit der Nutzung

Die Online-Terminbuchung über Doctolib ist freiwillig.

Sie können Ihre Termine weiterhin telefonisch oder persönlich in unserer Praxis vereinbaren. Für die digitale Kommunikation stehen Ihnen außerdem unsere weiteren angebotenen Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Doctolib.

7. Digitale Patientenkommunikation und KI-Telefonassistent über medflex

Für die digitale Kommunikation mit unseren Patienten, die Bearbeitung von Patientenanfragen und die Unterstützung unserer telefonischen Erreichbarkeit nutzen wir den Dienst medflex.

Anbieter:
medflex GmbH
Reichenaustraße 39a
78467 Konstanz

medflex verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag unserer Praxis auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Digitale Patientenkommunikation

Über medflex können Sie uns insbesondere folgende Anliegen übermitteln:

• Bestellungen von Wiederholungsrezepten
• Anfragen zu Überweisungen
• Terminanfragen
• sonstige organisatorische und behandlungsbezogene Anliegen

Die medflex-Plattform ist auf unserer Website ausschließlich über externe Links erreichbar und nicht direkt eingebunden. Erst beim Anklicken eines entsprechenden Links werden Sie auf die externe Plattform weitergeleitet.

Die Nutzung ist je nach Funktion mit oder ohne persönliches medflex-Nutzerkonto möglich. Zur Benachrichtigung über Antworten unserer Praxis können auch SMS oder E-Mails eingesetzt werden.

KI-gestützter Telefonassistent

Zur Verbesserung unserer telefonischen Erreichbarkeit setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten von medflex ein.

Anrufende werden bereits zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-System kommunizieren.

Der Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen, erfasst die mitgeteilten Anliegen und wandelt gesprochene Angaben mithilfe künstlicher Intelligenz in Text um. Die Informationen werden anschließend strukturiert und zur weiteren Bearbeitung an unser Praxisteam übermittelt.

Dabei können auch personenbezogene Daten und Gesundheitsdaten verarbeitet werden, beispielsweise Name, Telefonnummer, Zeitpunkt des Anrufs, Angaben zu Medikamenten, Beschwerden oder anderen medizinischen Anliegen.

Die medizinische Bewertung und Entscheidung über die weitere Behandlung erfolgen ausschließlich durch unser medizinisches Personal.

Nach den vertraglichen Angaben von medflex werden die im Rahmen des KI-Telefonassistenten verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht zum Training oder zur Verbesserung der eingesetzten KI-Modelle verwendet.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von medflex können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Kontaktdaten
• Inhalte von Nachrichten und Patientenanfragen
• Angaben zu Medikamenten, Rezepten, Überweisungen und weiteren medizinischen Anliegen
• übermittelte Dokumente und Anhänge
• Kommunikationsverläufe und technische Verbindungsdaten
• bei Nutzung des Telefonassistenten Sprachdaten, Transkripte und daraus erstellte Gesprächszusammenfassungen

Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO, verarbeitet werden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Entgegennahme und Bearbeitung Ihrer Anliegen, zur Organisation unserer Praxisabläufe sowie zur Vorbereitung und Durchführung des Behandlungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist, soweit die Verarbeitung für das Behandlungsverhältnis erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Bei allgemeinen organisatorischen Anfragen außerhalb eines Behandlungsverhältnisses kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung eingehender Anfragen und der Organisation unserer Praxisabläufe.

Speicherung und Löschung

Nachrichten, Anhänge sowie in der medflex-Anwendung bereitgestellte aufbereitete Patientenanliegen und Gesprächszusammenfassungen werden grundsätzlich spätestens nach 105 Tagen gelöscht, soweit keine abweichenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vertraglich geregelten Ausnahmen bestehen.

Für gespeicherte Sprachaufzeichnungen und transkribierte Texte des KI-Telefonassistenten gilt eine Löschfrist von spätestens 105 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Audio-Rohdaten und Rohtranskripte, die ausschließlich für die unmittelbare KI-Verarbeitung benötigt werden, werden grundsätzlich bereits nach Abschluss der Gesprächsverarbeitung gelöscht, soweit keine ausdrücklich vereinbarte Produktfunktion eine abweichende Speicherung vorsieht.

Patienten- und Kontaktdatensätze können darüber hinaus gespeichert bleiben, bis sie durch berechtigte Personen gelöscht werden oder das Vertragsverhältnis nach den vereinbarten Regelungen endet.

Soweit behandlungsrelevante Informationen in unsere medizinische Patientenakte übernommen werden, gelten hierfür die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Empfänger und Datensicherheit

Für den technischen Betrieb setzt medflex weitere vertraglich eingebundene Dienstleister ein, insbesondere für Hosting, Datenhaltung, KI-gestützte Sprachverarbeitung und Benachrichtigungen.

Die reguläre Datenverarbeitung erfolgt nach den vertraglichen Angaben an europäischen Verarbeitungsstandorten. Etwaige Drittlandübermittlungen oder Drittlandzugriffe erfolgen unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und entsprechender Schutzmaßnahmen.

medflex setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, insbesondere Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Datenzugriff.

Alternative Kontaktmöglichkeiten

Die Nutzung der digitalen Kommunikationsplattform medflex ist freiwillig.

Sie können Ihre Anliegen weiterhin persönlich an unserer Anmeldung vorbringen oder andere von unserer Praxis angebotene Kontaktmöglichkeiten nutzen.

Wenn Sie nicht mit unserem KI-Telefonassistenten kommunizieren möchten, können Sie das Gespräch beenden und einen alternativen Kontaktweg wählen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzhinweisen von medflex.

8. Kontaktaufnahme per Telefon und E-Mail

Wenn Sie telefonisch oder per E-Mail mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Bei behandlungsbezogenen Anliegen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Bei sonstigen Anfragen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung der an uns gerichteten Anliegen.

Bitte beachten Sie, dass die Übertragung unverschlüsselter E-Mails Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann. Vertrauliche Gesundheitsdaten sollten daher möglichst über einen geeigneten sicheren Kommunikationsweg oder persönlich übermittelt werden.

Wir speichern Ihre Angaben nur so lange, wie dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Angeboten, beispielsweise zu Doctolib, medflex oder anderen Informationsseiten.

Beim bloßen Besuch unserer Website erfolgt durch diese Links grundsätzlich noch keine Datenübertragung an die jeweiligen Anbieter.

Wenn Sie einen externen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Beim Aufruf der externen Seite können dort personenbezogene Daten, insbesondere technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse, verarbeitet werden.

Für die eigenverantwortliche Datenverarbeitung der jeweiligen Anbieter gelten deren Datenschutzhinweise.

10. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur insoweit an andere Stellen übermittelt oder durch Dienstleister verarbeitet, wie hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

Hierzu können insbesondere IT- und Hosting-Dienstleister sowie die zur Terminverwaltung und Patientenkommunikation eingesetzten Dienstleister Doctolib und medflex gehören.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Informationen zu weiteren Empfängern von Patientendaten im Rahmen der medizinischen Behandlung entnehmen Sie bitte unserer gesonderten Patienteninformation zum Datenschutz.

11. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkreten Speicherfristen richten sich nach der Art der Daten, dem jeweiligen Verarbeitungszweck und den geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Soweit Daten Bestandteil der medizinischen Patientenakte werden, gelten die hierfür maßgeblichen gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen.

12. Ihre Rechte nach der DSGVO

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass Ihre Daten nur eingeschränkt verarbeitet werden.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, Ihre bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Sie können Ihre Rechte über die oben genannten Kontaktdaten geltend machen.

13. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für unsere Praxis zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Website: https://www.ldi.nrw.de

14. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen oder die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.

Stand: Oktober 2026